Informativa sul trattamento dei dati personali

1. Titolare del trattamento

Il titolare del trattamento è:

OGLUT Srl
Viale Tito Livio 67 - 00136
P.IVA / CF: 15766701005
Email: info@oglut.it

2. Tipologie di dati trattati

Nell’utilizzo di MailCleaningCloud vengono trattate le seguenti categorie di dati:

• Dati di registrazione account: nome e cognome, email di accesso, password (archiviata in forma cifrata), eventuale denominazione aziendale.
• Dati necessari al collegamento IMAP: indirizzo del server, porta, nome utente, password o token di accesso (conservati in forma cifrata).
• Dati tecnici delle email (metadati): mittente, destinatario/i, oggetto, data/ora, dimensione, cartella di origine, informazioni tecniche contenute negli header (es. List-Unsubscribe, X-Category, ecc.).
• Dati di utilizzo del servizio: log di accesso alla piattaforma, preferenze di configurazione, regole di pulizia impostate, statistiche aggregate sull’attività di pulizia.

MailCleaningCloud è progettato per funzionare senza necessità di leggere o memorizzare il contenuto testuale delle email o gli allegati, ma esclusivamente i metadati tecnici necessari ad applicare le regole di pulizia.

3. Finalità e basi giuridiche del trattamento

I dati sono trattati per le seguenti finalità e basi giuridiche:

• Erogazione del servizio MailCleaningCloud
  Per consentire la creazione e la gestione dell’account, il collegamento alle caselle IMAP, l’esecuzione delle regole di pulizia, la visualizzazione di report e statistiche.
  Base giuridica: esecuzione di un contratto (art. 6.1.b GDPR).
• Assistenza tecnica e supporto
  Per rispondere a richieste di assistenza, segnalazioni di malfunzionamenti o quesiti relativi al servizio.
  Base giuridica: esecuzione di un contratto (art. 6.1.b GDPR).
• Miglioramento del servizio e sicurezza
  Per monitorare il corretto funzionamento della piattaforma, prevenire abusi o accessi non autorizzati, ottenere statistiche aggregate e anonime sull’utilizzo.
  Base giuridica: legittimo interesse del Titolare (art. 6.1.f GDPR).
• Adempimenti di legge
  Per adempiere ad obblighi previsti da normative, regolamenti o richieste dell’Autorità giudiziaria.
  Base giuridica: obbligo legale (art. 6.1.c GDPR).
• Comunicazioni informative e/o commerciali (opzionale)
  Invio di comunicazioni relative ad aggiornamenti del servizio o iniziative del Titolare, ove previsto e previo consenso dell’utente.
  Base giuridica: consenso dell’interessato (art. 6.1.a GDPR).

4. Modalità del trattamento

Il trattamento dei dati avviene tramite strumenti informatici e telematici, con logiche strettamente correlate alle finalità indicate e nel rispetto dei principi di liceità, correttezza, trasparenza, minimizzazione e sicurezza. Sono adottate misure tecniche e organizzative adeguate per proteggere i dati da accessi non autorizzati, divulgazione, alterazione o distruzione.

5. Conservazione dei dati

I dati personali sono conservati per il tempo strettamente necessario al raggiungimento delle finalità per cui sono stati raccolti e, in particolare:

• Dati di account: per tutta la durata del rapporto contrattuale e, successivamente, per il tempo necessario ad adempiere ad obblighi di legge.
• Credenziali IMAP: per il tempo in cui l’utente mantiene attivo il collegamento della relativa casella al servizio.
• Log tecnici e di sicurezza: per un periodo limitato, generalmente non superiore a [●] mesi, salvo necessità di ulteriore conservazione in caso di accertamento di illeciti.

Specifica nel servizio il periodo di conservazione effettivo (es. 6, 12 mesi, ecc.).

6. Destinatari dei dati

I dati potranno essere comunicati a:

• personale autorizzato del Titolare, adeguatamente istruito;
• fornitori di servizi tecnici, hosting provider, servizi di monitoraggio e sicurezza informatica, in qualità di responsabili del trattamento ex art. 28 GDPR;
• consulenti legali, fiscali o altri professionisti, nei limiti necessari all’esecuzione del loro incarico;
• Autorità competenti, qualora previsto dalla normativa applicabile.

L’elenco aggiornato dei responsabili del trattamento può essere richiesto al Titolare tramite gli indirizzi indicati in questa informativa.

7. Trasferimento dei dati verso Paesi terzi

Ove necessario per l’erogazione del servizio, alcuni fornitori di servizi (es. infrastrutture cloud) potrebbero risiedere in Paesi al di fuori dello Spazio Economico Europeo (SEE). In tal caso, il Titolare garantisce che il trasferimento avvenga nel rispetto degli artt. 44 ss. GDPR, sulla base di decisioni di adeguatezza della Commissione Europea o di appropriate garanzie (es. Clausole Contrattuali Standard).

8. Diritti dell’interessato

In qualità di interessato, l’utente può esercitare in qualsiasi momento i diritti previsti dagli artt. 15–22 GDPR, tra cui:

• Diritto di accesso ai dati personali;
• Diritto di rettifica o aggiornamento;
• Diritto alla cancellazione (“diritto all’oblio”), nei casi previsti;
• Diritto alla limitazione del trattamento;
• Diritto alla portabilità dei dati;
• Diritto di opposizione al trattamento basato sul legittimo interesse;
• Diritto di revocare il consenso, ove prestato, senza pregiudicare la liceità del trattamento svolto prima della revoca.

Per esercitare i propri diritti, l’utente può contattare il Titolare ai recapiti indicati nella sezione 1. L’interessato ha inoltre il diritto di proporre reclamo all’Autorità Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it).

9. Modifiche alla presente informativa

Il Titolare si riserva il diritto di modificare la presente informativa in qualsiasi momento, in conformità alla normativa vigente. Le modifiche rilevanti verranno comunicate tramite il sito o mediante apposita notifica agli utenti. La versione più aggiornata è sempre consultabile su questa pagina.